1- " أنت قمت بهذا الخطأ"
من أسوأ الجمل التى يمكن أن تقال لأحد العملاء، فربما يبذل العميل الكثير من الوقت لكى يصل إلى خدمة العملاء للحصول على المساعدة، إلا أن أول سؤال قد يصطدم به "هذا خطأك.. كيف قمت بفعل هذا الخطأ" فحتما هذه الجملة لن تجعله يفكر مرة أخرى فى زيارة خدمة العملاء.
أنت قمت بهذا الخطأ
2- "هذا شيء لا أستطيع مساعدتك فيه"
يبحث دائمًا العملاء والمستهلكون عن خدمة العملاء التى توفر لهم المساعدة فى مختلف مشاكلهم، لذلك فإذا سأل أحد العملاء عن مشكلة تقنية على سبيل المثال ولا يستطيع مسئول خدمة العملاء الإجابة عليها، فبدلا من إخباره بعدم قدرته على مساعدته، يمكنه أن يشرح له أنه ليس خبيرًا بهذا المجال ومساعدته على الوصول إلى شخص قادر على حل هذه المشكلة.
هذا شىء لا أستطيع مساعدتك فيه
3- "أنا أعرف الإجابة"
وفقًا لعدة أبحاث دراسية، فإن خدمة العملاء تفشل فى الإجابة على 50% من الأسئلة، خاصة عندما يشعر مسئولو خدمة العملاء أنهم أجابوا على هذا السؤال من قبل، لكن فى الحقيقة لا بأس أن تسمح للمتصل أن يعرض استفساره بالكيفية التى يراها بها.
الإجابة على أسئلة العملاء مهما كانت
4- "أعدك أن نضيف هذه المميزات الجديدة"
يبحث العملاء عن المزيد من المميزات، لذلك فقد يكون وعدهم بتوفير بعضها قريبًا عاملاً جيدًا للتمسك بهذه العلامة التجارية لكنه فى نفس الوقت يؤدى إلى مشكلة كبيرة، خاصة أنه لا ينسى هذا الوعد الذى حصل عليه، لذلك فإن عدم وفاء الشركة بالوعد قد يؤدى إلى فقدان ثقة العميل بها، لذلك فبدلا من إعطاء وعود، يمكن لخدمة العملاء تقديم بعض الاقتراحات فيما يخص المميزات الجديدة وكيفية الاستفادة منها.
تقديم مميزات جديدة
5- "آسف"
ربما يعتذر مسئولو خدمة عملاء فى جزء آخر من العالم عن عدم قدرته على حل مشكلة أحد العملاء، لذلك فقد يقول له ببساطة "آسف"، لكن فى الحقيقة هذه الكلمة قد تصنع مشكلة كبيرة أكبر من الشعور بالذنب.
كذلك فإن هذه الكلمة تجعل العميل يشعر أنه لا توجد استجابة حقيقية من قبل الشركة، حيث إن العديد من العملاء يفضلون سماع جملة "أستطيع أن أعمل على محاولة حل المشكلة" بدلا من تجاهلها.
حل المشكلة
6- " سأعاود الاتصال بك خلال خمس دقائق"
أن يقول مسئول خدمة العملاء، إنه بالحاجة للرجوع إلى مسئول أعلى منه ليس أمرًا سيئًا، لكن أن يقدم للعميل وعدًا أن يعاود الاتصال به خلال خمس دقائق، بالفعل أمر سىء للغاية، حيث إن العميل يظل منتظرًا بجوار الهاتف طوال هذه الخمس دقائق بجوار الهاتف بانتظار مكالمة فورية، لذلك فإذا كان مسئولو خدمة العملاء بحاجة لإعادة الاتصال بالعميل مرة أخرى، فعليه ألا يعطيه عددًا محددًا من الدقائق.
إعادة الاتصال بالعميل
7- "شكرًا على ملاحظاتك"
تحرص جميع مراكز خدمة العملاء على معرفة ردود فعل العملاء حول الخدمات المختلفة التى يقدمونها، لكن كثيرًا ما يكون الرد على ردود فعل الجمهور فى شكل رسائل شكل مثل "شكرا على ملاحظاتكم" وهو الأمر الذى قد يجعله يشعر كأنه صوت تم تسجيله وغير صادق، فالمستخدم الذى يحب تقدير رد فعله بحاجة إلى حالة من الحوار مع أحد مسئولى خدمة العملاء.
