وتوضح المستندات التى أرسلتها الجهة الإدارية إلى مجلس الأهلى السابق، أنه لم يقم بالإجراءات لدعوة الجمعية العمومية بشكل سليم، حيث أكدت الجهة الإدارية فى خطاب رسمى لمجلس القلعة الحمراء عدم سلامة الإجراءات التى اتبعها مجلس إدارة النادى ما يؤدى إلى بطلان ما ينتج عنها، ووجهت مديرية الشباب والرياضة عناية النادى إلى ما تقدم، وأخطرته ببطلان تلك الإجراءات لسرعة تصحيحها، كما حملت الجهة الإدارية مجلس إدارة الأهلى برئاسة حسن حمدى مسئولية إهدار المال العام الذى سيتم صرفه على جمعية عمومية معلوم مسبقاً بطلان جميع إجراءاتها.
وأرسلت المديرية خطابا للمهندس خالد عبد العزيز، تؤكد فيه أن مجلس الأهلى لم يقم بموافاة المديرية بصورة من محضر اجتماع مجلس الإدارة الخاص بالنظر فى طلبات الترشيح، لإبداء الملاحظات، وذلك فى المواعيد المقررة طبقاً لأحكام المادة 42 من لائحة الأندية الرياضية الصادرة بالقرار 929 لسنة 2013 .
كما أكد المديرية للوزير فى خطاب رسمى أن المديرية من جانبها قامت بإخطار النادى بكتاب المديرية بتاريخ 6-3-2014، بذلك وتحميل إدارة النادى المسئولية كاملة وكافة الآثار المترتبة على التأخير وما يترتب عليها من صدور أية أحكام قضائية ببطلان الانتخابات نتيجة أى طعون قد تقدم، وكذا تحميل المجلس مسئولية إهدار المال العام.
كذلك أكدت المديرية أنه تم معاينة النادى بتاريخ 10-3-2014 من قبل أحد مندوبى المديرية وتبين أن النادى لم يقم حتى تاريخه بإعلان أسماء المرشحين، وكذا عدم إعلان مرفقات جدول الأعمال ومنها الميزانية والحساب الختامى وأسماء الأعضاء الذين لهم حق حضور اجتماع الجمعية العمومية حتى تاريخه وعدم موافاة الجهة الإدارية المختصة بها طبقاً لأحكام ذات المادة بالفقرة "5" منها، والتى نصت على: "تعلق كافة بنود جدول الأعمال بمرفقاته وكشف بأسماء الأعضاء الذين يحق لهم حضور الاجتماع موقعاً عليه من المدير التنفيذى وأمين الصندوق قبل موعد الاجتماع بمدة لا تقل عن خمسة عشر يوماً على الأقل بالنادى".
كما نصت الفقرة "8" من ذات اللائحة على أنه: "يجب إخطار الإدارية المختصة بصورة من الدعوة وبنود جدول الأعمال والمرفقات فى نفس التوقيتات المشار إليها بخطاب مسجل بعلم الوصول"، وعليه فقد قامت المديرية من جانبها بإخطار النادى بذلك بخطاب المديرية المؤرخ فى 10 -3-2014.
كما تمت معاينة النادى مرة أخرى فى 11-3-2014، وقالت المديرية "إنه تبين عدم قيام النادى بتصحيح أى من المخالفات، الأمر الذى يتضح بمقتضاه إصرار النادى الأهلى للرياضة البدنية على عدم اتخاذ الإجراءات القانونية الواجبة الاتباع حيال عقد الجمعية العمومية للنادى باتخاذ تدابير غير معلنة تعيق سلامة الإجراءات وتهيئ مجالا للطعن على الإجراءات قد يترتب عليها آثار أخصها بطلان العملية الانتخابية وإهدار حقوق المرشحين .. وهو ما تطلب إحاطة معاليكم للإفادة بما ترونه سيادتكم علماً بأن المديرية من جانبها توفد مندوبين يومياً للنادى لمعاينة الأوضاع به".
