انتهت الجمعية العمومية للفتوى والتشريع برئاسة المستشار يسرى الشيخ النائب الأول لرئيس مجلس الدولة، إلي جواز الإذن لمكاتب التوثيق باستخراج صور الثوانى من التوكيلات المحفوظة بدار المحفوظات التابعة لمصلحة الشهر العقارى، إذا تعذر استخراج صور رسمية منها لاحتراق الأصول ضمن محتويات المحترقة بأحداث 25 يناير عام 2011.
وتبين للجمعية العمومية أن المنشور الفنى لوزارة العدل المؤرخ عام 1985 إلى مكاتب الشهر العقارى ومأمورياتها ومكاتب التوثيق وفروعها تضمن ضرورة الالتزام بإرسال صور المحررات المشهرة والموثقة إلى دار المحفوظات تحقيقًا لهدف المشرع من جعل المكتب الرئيسي (دار المحفوظات) أمينًا على حفظ الصور الثوانى من المحررات المشهرة والموثقة، إذ إن الوثائق التى تقوم إدارة المحفوظات على حفظها تعد مرجعا احتياطيا يرتكن إليه عند الاقتضاء .
وأكدت الفتوى، أن المُشرع تناول بالتنظيم حفظ أصول المحررات الموثقة وتسليم صورها لذوى الشأن، وأوجب اتباع خطوات وإجراءات معينة للحصول عليها وحفظها ومنها نسخ صورة أولى- عادية أو تنفيذية- من المحرر الموثق يتم مراجعتها على الأصل لتسليمها لأصحاب الشأن بعد دفع الرسوم.
ثانيا: إعداد صورة ثانية من مطابقة للمحرر الموثق، ترسل لإدارة محفوظات الشهر العقارى بالمكتب الرئيسي، متضمنة جميع صور المرفقات، بعد أن يقوم الموثق بمراجعتها وختمها بختم خاص يفيد أن هذه الصورة ومرفقاتها خاصة بدار محفوظات الشهر العقارى والتوثيق.
ثالثا: حفظ أصول المحررات الموثقة داخل حوافظ مغلقة وتظل فى عهدة الموثق إلى أن يتم تسليمها للموظف المختص بالحفظ، ويتم إعداد دفتر خاص لذلك، ويتعين على من يقوم بالتسلم أن يبلغ كتابة عن كل تشويه بالأوراق المسلمة إليه.
وأوضحت الفتوى، أن المشرع ولئن لم يتناول بالتنظيم حالة هلاك أو فقدان أصول المحررات الموثقة المحتفظ بها بمكاتب التوثيق وفروعها صراحة، فإنه نص صراحة فى المادة (2/4) من قانون التوثيق والمادة (20) من لائحته التنفيذية على أن يتولى المكتب المختص إعداد صورة أخرى من المحررات التى يقوم بتوثيقها خلاف الصورة التى يتسلمها ذوو الشأن، تحفظ فى دار المحفوظات بالمكتب الرئيسى بالقاهرة بعد مطابقتها للأصل .
الأمر الذى يستدل منه بما لا يدع مجالا للشك أنه احتاط لذلك فحرص على الاحتفاظ بنسخة أخرى من هذه المحررات يتم إعدادها وفقا لإجراءات وضمانات خاصة بواسطة ذات الموثق الذى يقوم بتوثيق أصول المحررات .
ورأت الفتوى أنه إزاء خصوصية وملابسات الحالة المعروضة اللجوء إلى المرجع الاحتياطى الذى نظّمه المشرع لمعالجة مثل هذه الحالة ، وذلك بالارتكان إلى صور التوكيلات المحفوظة بدار المحفوظات بمكتب التوثيق الرئيسي، والإذن لمكتب التوثيق باستخراج التوكيلات ، من الصور الثوانى المحفوظة بدار المحفوظات التابعة لمصلحة الشهر العقارى والتوثيق، مع حفظ حق ذوى الشأن فى طلب مراجعتهما على الصور الثوانى التي أخذت منها، واللجوء إلى القضاء حال حدوث نزاع في هذا الشأن.
