يلزم قانون التجارة كل تاجر يجاوز رأس ماله المستثمر فى التجارة عشرين ألف جنيه، أن يمسك الدفاتر التى تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها، وعلى وجه الخصوص دفترى اليومية والجرد بطريقة تكفل بيان مركزه المالى، وماله من حقوق، وما عليه من ديون متعلقة بالتجارة.
ووفقا للمادة 22 من القانون، تقيد فى دفتر اليومية جميع العمليات التجارية التى يجريها التاجر، وكذلك مسحوباته الشخصية، ويتم القيد يوماً فيوماً تفصيلاً، باستثناء المسحوبات الشخصية ، فيجوز أن تقيد إجمالاً شهراً فشهراً، وللتاجر أن يستعمل دفاتر يومية مساعدة لإثبات تفصيلات الأنواع المختلفة من العمليات التجارية. وفى هذه الحالة يكتفى بقيد إجمالى لهذه العمليات فى دفتر اليومية فى فترات منتظمة، فإذا لم يتبع هذا الإجراء اعتبر كل دفتر مساعد دفتراً أصلياً.
وتنص المادة 23، على أن يقيد فى دفتر الجرد تفصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر فى آخر سنته المالية أو بيان إجمالى عنها إذا كانت تفصيلاتها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة، وفى هذه الحالة تعتبر تلك الدفاتر أو القوائم جزءاً متمماً لدفتر الجرد الأصلى، وتقيد فى دفتر الجرد صورة من الميزانية السنوية وحساب الأرباح والخسائر.
ووفقا للقانون، على التاجر أن يحتفظ بصورة من المراسلات والبرقيات وغيرها من الوثائق التى يرسلها أو يتسلمها لشئون تتعلق بتجارته، ويكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها المراجعة.
