تتيح البورصة المصرية، لشركات السمسرة إمكانية تسجيل بيانات العملاء وتحديثها من خلال نظام آلي، وحددت البورصة أبرز ضوابط تسجيل البيانات كالتالي:
1- يلزم إطلاع شركة السمسرة أو أمين الحفظ على أصل مستند تحقيق الشخصية الخاص بالعميل والحصول على صورة ضوئية منه وصور ضوئية من كافة المستندات المطلوبة حسب الأحوال، وذلك تحت كامل مسئولية الشركة أو أمين الحفظ، ويتم التوقيع على كافة تلك الصور الضوئية أنها صورة طبق الأصل من قبل مسئول تسجيل العملاء، ومن العضو المنتدب أو المراقب الداخلي وختم كل مستند بخاتم شركة السمسرة أو أمين الحفظ مقدم الطلب قبل إرسالها آليًا لإدارة تسجيل العملاء بالبورصة.
2- الاستعلام من خلال نظام تسجيل العملاء عن اسم العميل للتحقق من مدى سابق تسجيل بيانات العميل على قاعدة البيانات من عدمه.
3- إتمام عملية تسجيل العملية وفقًا لما نتج عن الاستعلام على النحو التالي (العميل لم يسبق تسجيله من قبل: يتيح نظام تسجيل العملاء للمستخدم تسجيل بيانات العميل وإرفاق صور مستندات إثبات الشخصية المطلوبة لتسجيل العملاء آليًا، وكذلك يتم مراجعة ما تم تسجيله لتأكيده من قبل المراجع تمهيدًا لإرساله للمراجعة من قبل إدارة تسجيل العملاء بالبورصة.
أما العميل سبق تسجيله (ببيانات ومستندات غير محدثة): يتيح نظام تسجيل العملاء للمستخدم تحديث وتعديل بيانات العميل من واقع مستند تحقيق شخصية ساري الصلاحية وحفظه إلكترونيًا بالإضافة إلى المستند القديم الذي سبق تسجيل العميل به لمراجعتها من قبل إدارة تسجيل العملاء بالبورصة، وفي حال كود العميل موقوف بسبب وجوب التحديث للبيانات فيتم رفع الإيقاف عنه بالتزامن مع قبول إدارة تسجيل العملاء للتعديل.
العميل سبق تسجيله (باسم مختلف وفقًا للمستندات المقدمة وقت تسجيله): يكون الأصل عند تعديل اسم أي عميل مسجل بالبورصة إجراء التعديل على ذات الكود الحالي ولا يتم إعادة تسجيل العملاء بكود جديد إلا في الحالات التي يجيزها القواعد القانونية، وترى البورصة لزوم ذلك بموجب طلب يقدم من خلال أمين الحفظ المختص على النماذج لذلك من البورصة.
4- قيام إدارة تسجيل العملاء بالبورصة بفحص ومراجعة كافة عمليات تسجيل العملاء (تسجيل جديد/تحديث بيانات) التي يتم إرسالها قبل المستخدم للتأكد من صحة عملية التسجيل المرسلة وسلامة المستندات المرفقة وذلك لقبولها في حال سلامتها لإتمامها على قاعدة بيانات العملاء أو رفضها برسالة آلية للمستخدم لإيضاح سبب الرفض.
5- في حالة تشابه اسم العميل المراد تسجيله مع عميل سابق تسجيله ببيانات غير مكتملة أو في حالة تكرار الرقم القومي على قاعدة البيانات، فإنه يلزم أن تقوم شركات السمسرة أو أمناء الحفظ بإرسال الطلب مدعومًا بالمستندات يدويًا أو عن طريق البريد الإلكتروني لإدارة تسجيل العملاء لفحص تلك المستندات ومطابقتها بالمتشابه معها وإتمامها من خلال الإدارة، وحال رفضها يتم ارجاع الطلب والمستندات المرفقة بذات الطريقة التي وردت بها مع توضيح سبب الرفض.
6- سحب الكود الموحد الخاص بالعميل لاشتقاق كود تنفيذ له: يتيح نظام التسجيل العملاء للمستخدم أو المنفذ التابع له سحب الكود الموحد الخاص بالعميل لاشتقاق كود تنفيذ له خاص بشركة السمسرة المتعاقد معها (هذه العملية متاح للأكواد غير الموقوفة فقط).
7- إنشاء وسحب كود التسوية المباشرة: يتيح نظام تسجيل العملاء إمكانية إنشاء كود التسوية المباشرة للكود الموحد من خلال طلب مقدم من إدارة العضوية والمعلومات بشركة الإيداع والقيد المركزي ويلزم أن يتضمن الطلب اسم العميل والكود الموحد وكود التسوية المباشرة المحدد من قبلهم، ويتم تسليم الطلب إلى إدارة تسجيل العملاء بالبورصة عن طريق البريد الإلكتروني أو يدويًا.
ويتم سحب كود التسوية المباشرة لشركة السمسرة من خلال طلب مقدم لإدارة تسجيل العملاء بالبورصة يفيد ذلك يسلم يدويًا أو يرسل بالبريد الإلكتروني.
