نصت اللائحة التنفيذية لقانون التأمينات الاجتماعية والمعاشات، على ضرورة أن يلتزم صاحب العمل الذي لديه جهاز تأمين اجتماعي،بتوفير الاستمارات والنماذج والسجلات التي يتطلبها تنفيذ أحكام القانون وذلك دون الإخلال بحق صاحب الشأن في الحصول على هذه النماذج بأية طريقة أخرى بما في ذلك الحصول عليها من الموقع الإلكتروني للهيئة .
وألزمت اللائحة التنفيذية صاحب العمل الذي لديه جهاز تأمين اجتماعي أو الهيئة بإنشاء ملف خاص بالتأمين الاجتماعي لكل مؤمن عليه يتضمن كافة المستندات الخاصة به ويراعى في جميع الأحوال استيفاء هذه المستندات أولا بأول على أن يتضمن على الأخص،المستندات الآتية :
1. صورة شهادة الميلاد المميكنة .
2. صورة بطاقة الرقم القومى
3.قرار التعيين أو بيان معتمد بتاريخ بدء مدة الاشتراك أو نسخة من عقد
العمل للعاملين بالقطاع الخاص إن وجد.
4. طلب اشتراك مؤمن عليه للعاملين بالقطاع الخاص.
5. صحيفة البيانات الأساسية ، وفقا للنموذج رقم (۳) المرافق في حالة وجود مدد سابقة .
6.بيان من المؤمن عليه بمدد الاشتراك السابقة أو مدى استحقاقه معاش آخر ، وفقا للنموذج رقم 4 المرافق .
7. تقرير اللياقة الطبية الصادر من الجهة الطبية المختصة عند بدء الاشتراك أو صورة منه .
8. استمارة بيانات التغطية التأمينية للمؤمن عليه، وفقا للنموذج رقم 5 المرافق .
