بعض الوظائف وخاصة المرموقة تعقد اجتماعات رسمية بين الحين والآخر، والتى تحتاج إلى دقة فى كل شىء وتجهيزات مسبقة، وتحضير كل الأماكن والاحتياجات اللازمة لكافة الحضور، الأمر الذى يتطلب من الحاضرين الالتزام بالقواعد وأحيانا كثيرة تحدث تجاوزات واختراقات من الحضور لقواعد الذوق والاتيكيت الذى ينبغى اتباعه فى مثل هذه الاجتماعات والمؤتمرات.
ولذلك نقدم مجموعة من القواعد التى تساعد العاملين فى أى مؤسسة على اتباعها فى المناسبات الرسمية سواء كانت اجتماعات أو مؤتمرات وفقاً لحديث خبيرة الإتيكيت "إيمان عفيفى".
اتيكيت الاجتماعات الرسمية
ـ قبل موعد أى اجتماع أو مؤتمر رسمى يتم إرسال دعوة لكل الحضور، وينبغى عليهم الرد على هذه الدعوة خلال 48 ساعة إن كان يريد الحضور أو الإعتذار مع إبداء السبب، لأنه لا يجوز أن يتم ترك كرسى بدون شخص فيجب إبلاغهم من البداية.
ـ على الحاضرين الالتزام بالموعد المحدد لهم، مشيرة "يوصل فى الميعاد المحدد بالظبط لا قبله ولا بعده "
ـ يجب أن يلتزم بقواعد اللائحة فى الجلوس بالمكان المحدد، لأنه يتم ترتيب الحضور طبقا للترتيب الإدارى فى العمل حيث يسبق المركز الأهم دائما فى الجلوس .
ـ غير محبب فى المناسبات أو الاجتماعات الرسمية جلوس الرجل وزوجته بجانب بعضهما
ـ ينبغى على الحضور طرح أسئلتهم فى منتصف الاجتماع أو المؤتمر ولا يتم تأجيلها إلى نهايته ويتحدثوا فى المواضيع المختلفة وإذا حدثت مشادات كلامية على المسؤول عن الاجتماع أن يرجعهم .
ـ ينبغى ألا يترك هاتفه صامت أو لا يأخذه داخل الاجتماع
لا تتناول الطعام والشراب فى المؤتمرات الرسمية
ـ ممنوع تناول الطعام والشراب وسط الاجتماع أو المؤتمر ويلتزم بموعد البريك المحدد موضحة: "مينفعش أحط أكل على المكتب" وأكدت أن هذا الخطأ يقع به الكثير ولا يلتزم به بالرغم من أنه خارج عن قواعد الاتيكيت.
