يعتبر السجل التجارى، من الأدوات التنظيمية لحركة التجارة الداخلية، حيث أنه يمثل البطاقة التعريفية للمشأة ويحتوى على البيانات الخاصة بكل تاجر ويتم تخصيص صفحة أو مكان لكل تاجر على حدا، ويتم تسجيل نشاط كل تاجر وما يحدث من تغيرات على نشاطه.
الهدف من ذلك هو جمع أكبر كم من المعلومات عن الباعة والتجار بمختلف حجم الأنشطة الخاصة بهم سواء لأفراد أو لمؤسسات كبيرة، ويتم استخراجه من الغرف التجارية المتواجدة فى المحافظة التابع لها نشاطه، أو مكاتب السجلات التجارية.
ولكى تستخرج السجل التجارى تحتاج إلى عدد من المستندات الرئيسية التى يجب أن تكون لدى مستخرج السجل وهى : -
1- طلب استخراج سجل تجارى.
2- صورة من البطاقة الضريبية.
3- صورة من بطاقة الرقم القومى شخصية أو عائلية سارية لصاحب المنشأة والشركاء فى حال وجودهم.
4- عقد إيجار موثق من الشهر العقارى مثبت التاريخ أو سند ملكية العقار المستخدم للنشاط.
5- إيصال كهرباء، أو إخطار يفيد تركيب العداد الكهربائى
6- صحيفة الحالة الجنائية
7- طلب مدفوع من الغرفة التجارية لاستخراج شهادة لمزاولة المهنة.
8- صورة من توكيل رسمى.
9- صورة من عقد الشركة.
10- أصول جميع مستندات الشركة للإطلاع.
يذكر أن أهمية وجود نظام السجل التجارى، توفير المعلومات الخاصة بكل تاجر وتحديد حجم التجارة لكل فرد أو جهة وبالتالى يمكن الدولة من تحديد الكميات المطلوبة لسد احتياجاتها من أى منتج اضافة لتحديد حجم التجارة داخل السوق.
