فى الآونة الأخيرة اضطر الكثيرون حول العالم لاستخدام مكالمات الفيديو، خاصة بعد تحويل بعض الموظفين للعمل من المنزل، حيث اضطر رؤساؤهم للتواصل معهم عبر مكالمات الفيديو، وإجراء الاجتماعات من خلاله، كما اضطروا للتواصل مع العملاء بالفيديو، كما وجد الكثيرون فيها بديلاً لمقابلة الأهل والأصدقاء في ظل انتشار فيروس كورونا، لذلك وجب معرفة قواعد إتيكيت الفيديو كول، توضحها لـ "اليوم السابع" نادين جاد خبيرة الإتيكيت.
هدف المكالمة
وقالت نادين جاد: "علينا تحديد الهدف من إجراء مكالمة الفيديو، فالأمر يختلف إذا كانت المكالمة مع الأهل لزيادة التواصل، أو مكالمة مهنية مع أصدقاء العمل، أو اجتماع مع رؤسائك في العمل، في كل الأحوال علينا اختيار برنامج مناسب والتأكد من جودته حتى لا يقوم بالتقطيع أثناء التحدث، والتأكد من أن السماعة الخاصة بالهاتف تعمل بشكل جيد، وأن الهاتف مشحون".
فيديو
مظهر مناسب
يسبق هذه الخطوة اختيار مظهر مناسب للظهور في الكاميرا، إذا كنت تتحدث مع الأهل تكون ملابس عادية، ولكن إذا كانت المكالمة تخص العمل فعليك اختيار ملابس أكثر رسمية، للظهور بمظهر لائق، وإن كان من الجهة العليا فقط، التي ستظهر بشكل واضح في الكاميرا، ولكن من المحظور الظهور بملابس النوم أيا كان الشخص الذي تحدثه.
كما عليك تصفيف شعرك بشكل جيد، حتى تظهر في أفضل شكل، وعلى السيدات وضع بعض مستحضرات التجميل البسيطة التي تساعد على ظهورها بشكل أنيق.
مكالمات الفيديو
خلفية غير مشتتة
يتطلب منك الأمر أيضا اختيار الخلفية المناسبة التي ستظهر خلفك، ومن المهم ألا يوجد شيء في الخلفية يساعد على تشتيت الرؤية كالصور العائلية مثلا، واحرص أن يكون المكان نظيفا من خلفك.
إضاءة واضحة
يتوجب عليك الحرص في اختيار مكان تكون به الإضاءة مناسبة، عند اختيار الإضاءة يفضل البعد عن الإضاءة الصفراء، حتى تظهر بشكل واضح للطرف الأخر، ويفضل أن يكون المكان هادئ من حولك، والبعد عن الضوضاء والأطفال إن وجد، حتى تحافظ علي جودة الاتصال.
فيديو
بروفة قبل الاتصال
حاول تجربة الكاميرا قبل تلقى الاتصال أو القيام به، وذلك للتأكد من جودة الكاميرا، وإذا كانت مشوشة عليك القيام بتنظيفها، باستخدام قطنة حتى لا تتلف، والتأكد من ظهور صورة جيدة وإضاءة مناسبة، كما عليك اختيار وضعية الهاتف المناسبة، أي بالعرض أو بالطول، واختيار المظهر المريح بالنسبة لك، لأنه من غير اللائق اختيار ذلك اثناء إجراء الاتصال، ينطبق ذلك الأمر إذا كنت تقوم باستخدام جهاز الكمبيوتر، أو اللاب توب الخاص بك.
رسالة قبل الاتصال
كل ما سبق يخصك، أما عن متلقى الاتصال، فلا يمكن مفاجأته دون اتفاق مسبق فيعتبر هذا غير لائق، ويمكنك إخبار المتلقي عن طريق البريد الإلكتروني إذا كان خاص بالعمل، أو رسالة نصية، إذا كان الأمر طارئا، عليك الاتصال به من خلال المكالمة الصوتية، ثم استئذانه لتحويل المكالمة للفيديو، إذا أراد ذلك، ويختلف الأمر إذا كان يخص الأهل أو الأصدقاء، فيمكنك إخباره قبل الاتصال بأي طريقة فقط حتى يكون مستعدا.
مكالمة فيديو
دون ملاحظاتك
فى حال كانت مكالمة رسمية حاول تحديد نقاط الحديث قبل إجراء المكالمة حتى لا تطيل على الطرف الآخر، ولا تشعر بالتوتر فتنسى ما كنت تريد قوله، لذلك يفضل كتابته كملاحظات بسيطة في ورقة أمامك، حاول أن تكون مستعدا قبل إجراء المكالمة بخمس دقائق، وذلك حرصا على عدم حدوث أخطاء ويجب تبادل التحية في بداية المكالمة لا تغفل ذلك، وعند اختيار التوقيت يفضل البعد عن أوقات الاذان، للحرص على جودة وهدوء المكالمة حتى انتهاءها.
