طالبت لجنة القيد بالبورصة المصرية، أكثر من 50 شركة مقيدة بضرورة الالتزام إعداد واعتماد القوائم المالية السنوية من الجمعية العامة بحد أقصى 3 أشهر من تاريخ نهاية السنة المالية، والحصول على تصديق على محاضر الجمعيات العامة، وحددت هيئة الرقابة المالية 15 مستندًا مطلوب للتصديق على محضر الجمعيات العامة وهي:
1- طلب موجه للهيئة ممهور بخاتم الشركة وعلى مطبوعات الشركة وموقع من رئيس مجلس الإدارة.
2- نسخة طبق الأصل من دعوة الجمعية التى تم إرسالها لجميع المساهمين ومرفقاتها مختومة بخاتم الشركة ومتضمنة كافة بيانات الدعوة.
3- ما يفيد إرسال الدعوات للجهات الإدارية وأعضاء مجلس الإدارة والمساهمين ومراقب الحساات قبل الاجتماع بـ21 يومًا على الأقل.
4- صورة طبق الأصل من تفويضات الحضور (أعضاء مجلس الإدارة-المساهمون-مراقب الحسابات).
5- كشف حضور أعضاء مجلس الإدارة موقعًا من رئيس الاجتماع وأمين السر، وكذا كشف حضور المساهمين موقعًا من رئيس الاجتماع وأمين السر وفارزى الأصوات ومراقب الحسابات.
6- محضر اجتماع الجمعية العامة على مطبوعات الشركة، وعدد من الصور المطلوب اعتمادها، على أن تكون موقعة من رئيس مجلس الإدارة وأمين السر وفارزى الأصوات ومراقب حسابات الشركة، وعلى أن يثبت بصلب المحضر أسماء أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين بالاجتماع.
7- القوائم المالية المعروضة على الجمعية لإقرارها وتقرير مراقب الحسابات وتقرير مجلس الإدارة.
8- صورة ضوئية طبق الأصل مختومة بخاتم الشركة من التراخيص الممنوحة للشركة بمزاولة النشاط.
9- إقرار رئيس الاجتماع بمسئوليته عن صحة ما ورد بالمحضر من تسجيل لوقائع الاجتماع وبصحة الحضور وباكتمال النصاب المطلوب لصحة الاجتماع.
10- ما يفيد تجميد الأسهم قبل انعقاد الجمعية.
11- النظام الأساسى للشركة وآخر تعديلاته.
12- بيانات الاتصال وفقًا لآخر تحديث على النموذج المعد بالهيئة ممهور بخاتم الشركة وموقعًا عليها من رئيس مجلس الإدارة.
13- مستخرج حديث من السجل التجاري.
14- توكيل أو تفويض من الشركة لمندوبيها فى تسليم المستندات للهيئة واستلامها منها.
15- إيصال سداد مقابل الخدمة.
