حددت وزارة البيئة، عدد من السجلات الخاصة بحفظ البيانات، لابد من توفرها فى المقالب العمموية الخاصة بأماكن جمع وفرز القمامة، وأنه توجد 5 فئات من التسجيل يجب على المدير أن ينفذها حتى يكون العمل تحت الاشراف الكامل لوزارة البيئة.
خلال هذا التقرير يتم رصد هذه السجلات وما يجب تدوينه فيها.
السجل الخاص بصيانة المعدات
يجب عمل ملف مستقل عن كل معدة، وكتابة تفاصيل الفحوص اليومية والأسبوعية الدورية وأعمال الصيانة وتغيير أجزاء بها.
سجل العمليات اليومية
يتم ملئ السجل بعمليات التشغيل اليومية للمخلفات الواردة.
فى أخر يوم عملى يتم ملئ ملخص للمعلومات لتساعد على تحضير ملخص عن الإنتاج الشهرى
السجلات البيئية:
تتضمن السجلات البيئية تسجيل عن نظافة الموقع والمنطقة المحيطة من أى مخلفات، إرتداء العاملين مهمات الأمن الصناعى، مدى تواجد حشرات وقوارض وحيوانات ضالة بالمقلب.
يحتوى على ملخص عن الأداء العملى والبيئى وأى ملحوظات عن عملية التخلص من الملخفات بالطريقة الموضحة. يهدف لتقدير أولويات العمل فى اليوم التالى والمشاكل التى يجب حلها من قبل المدير والمشرف والعاملين.
سجلات شئون العاملين:
تتضمن تفاصيل العمل لكل شخص يعمل بالمقلب وحضوره وانصرافه للعمل كل يـوم وبيانات عن المعدات والزى الرسمى ومهمات الأمن الصناعى التى يتسلمها الأفراد.
السجلات المالية:
يتم تسجيل الإنفاق فى أعمال الصيانة للمعدات ، شراء مهمات الأمن الصناعى، المعدات اليدوية مواد الردم، وأيضاً الدخل الوارد من التخلص من المخلفات الطبية، الصناعية، ويتم عمل وإعداد ميزانية مستقبلية مدير المقلب للنفقات الاستثمارية.
جدير بالذكر أنه أصدرت وزارة البيئة، خريطة الشركات العاملة في مجال المخلفات الصلبة والمواقع الجغرافية لها، وكمية المخلفات التي يتم رفعها في محافظات مصر، والتي تم اعتمادها من قبل وزارة البيئة والرئيس التنفيذي لجهاز تنظيم إدارة المخلفات الدكتور طارق العربى .
